Makalah kearsipan (alat-alat kearsipan) SMK

BAB I

PENDAHULUAN

I.A. Latar Belakang

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran  jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya  pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Sebuah  perusahaanpun tentulah harus didukung dengan berbagai sarana maupun prasarana, salahsatunya adalah kearsipan.

Kearsipan merupakan sesuatu yang sangat penting dan menentukan dalam sebuah perusahaan, oleh karena itu sudah tentu sebuah perusahaan harus memiliki orang-orang  yang mampu dan dapat mengelola sistem kearsipan, agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkannya.

Dahulu  arsip identik  dengan warkat yang  berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat  juga dapat  diartikan  sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.

Dalam kesempatan kali ini kami akan coba membahas tentang macam-macam bahan dan alat kearsipan.

I.B. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulian makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Untuk memenuhi salah satu tugas kearsipan di semester 2, kelas.10 SMK Menambah wawasan tentang peralatan dan bahan kearsipan.

I.C. Ruang Lingkup Bahasan

Dan adapun ruang lingkup bahasan dalam makalah ini diantaranya adalah:

1.      Pengertian kearsipan.

2.      Macam-macam alat dan bahan kearsipan.

3.      Fungsi kearsipan.

BAB II

PEMBAHASAN

II.A. Pengertian

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Filling  adalah  salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang  sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

·         Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

·         Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

·         Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

·         Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

·         Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling/memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia  Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief  yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

II.B. Macam-macam Alat dan Bahan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yng digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik, dsb.

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:

1.      Filling Cabinet

yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.

2.      Rotary

Yaitu semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3.      Lemari Arsip

Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke map.

4.      Rak Arsip

Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.

5.      Map Arsip

Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. 

Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

·         Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

·         Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

·         Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

·         Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6. Guide

Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :

·         Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index (pengelompokan) arsip.

·         Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat

dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut:

·         Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama ( main subject ).

·         Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder ( sub subject ).

·         Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi.

7.      Ordner

Adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalam nya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan di simpan didalam ordner terlebih dahulu di lubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat.

8.      Stapler

Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, sserta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi :

·         Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

·         Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

·         Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

9. Perforator

Adalah  alat untuk  melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:

·         Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

·         Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

·         Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

·         Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:

·         Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

·         Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

·         Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10. Numerator

Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut:

·         Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

·         Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit.

·         Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator sebagai berikut:

·         Beri tinta pada bantalan huruf.

·         Atur nomor awal.

·         Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

·         Kotak/Box

Adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton yang tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet ke samping).

11. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan.

Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat dari berbagai bahan misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

12. Label

Adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang biasanya diletakan pada tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang di inginkan.

13. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang mempunyai jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu namaatau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

14. Cardex (Card Index) Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang.Di dalam Cardex terdapat smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

15.Rak/Laci Kartu

Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.

16. Alat Penyimpanan Khusus

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan sebagainya.Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data elektronik digunakan discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. 

Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain maupun jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.

Jenis-jenis Perlengkapan Kearsipan

Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya merupakan bahan yang penggunaannya relatif singkat.

Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:

1.      Kartu Index

Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk  menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

·         Judul/nama surat.

·         Nomor surat

·         Hal surat

·         Tanggal surat,

·         Kode surat,

·         Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan  kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang  judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan,terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat penyimanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

2.      Kartu Tunjuk Silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut :

a)      Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama.

Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

b)      Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:

·         Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.

·         Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3. Lembar Pinjam Arsip (out slip)

Adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut :

·         Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

·         Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.

·         Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.

·         Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

·         Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

·         Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.

·         Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.

·         Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

Map Penggannti

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat , maka perlu dibuat satu map penggati (out folder) dan menempatkannnya ditempat map yang dipinjam.

4. Buku Arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip, dan adapun fungsi dari buku arsip adalah untuk:

·         Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

·         Ada beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan antara lain:

·         Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dengan ukuran fisik arsip seperti peta, surat, foto, dll.

·         Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasi terjamin.

·         Bentuk organisasi, apakah organisasi besar/kecil.

·         Tingkat perlindungan arsip yang disimpan.

·         Biaya yang tersedia.

·         Peralatan yang digunakan memperhatikan pertumbuhan/perkembangan arsip.

·         Peralatan yang diguanakan harus memberikan kemudahan dalam (mengambil/menempatkan kembali).

Mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan arsip.

Selanjutnya dalam kearsipan adapula alat-alat yang digunakan sebagai pengganda dokumen, diantara alat-alat pengganda dokumen adalah sebagai berikut:

Mesin Photocopy

Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau illustrasi dengan       menggunakan cahaya, panas, bahkan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis yang diberi nama xerography yang berarti tulisan kering dari bahasa yunani, lalu mesin ini diberi nama Xerox.

Jenis-Jenis Mesin Fotocopy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotocopy dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin fotocopy kecil (portable), mesin fotocopy sedang (standar) dan mesin foto copy besar.

Stencil mechine (Mesin Stencil)

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a.  Mesin stensil manual (manual stencil duplicator)

b.  Mesin Stensil Spiritus

Risograph

Mesin rissograph, yakni  mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

Populernya, mesin risograph lebih sering disebut sebagai Riso printer-duplicator. Mesin ini dapat digunakan sebagai mesin cetak individual ataupun dengan cara terkoneksi jaringan komputer.

Mesin ini banyak dipakai dalam bisnis percetakan untuk mencetak diantaranya: kop surat, nota, kartu nama, pamplet/leaflet, brosur b/w, serta yang lainnya. Dengan kemampuan mencetak 60-90 lembar A3 atau 100-150 lembar A4 mesin ini per menit, Mesin Risograph ini juga mampu mencetak poster dengan ketebalan kertas hingga 400 gram.

Offset

Teknik cetak datar atau biasa disebut offset adalah teknik cetak dimana bagian yang mencetak kedudukannya sama datar dengan bagian yang tak mencetak.

Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan proses pemindahan huruf ke blanket.

Scanner

Scanner merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yang menghasilkan salinan yg baik dan hampir sama seperti aslinya. Penggunaan scanner ini umumnya bersamaan dengan penggunaan komputer.

Printer

Printer merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yg banyak digunakan saat ini karena hasilnya yg baik dan penggunaanya yg mudah. Printer umunya saat ini digunakan bersamaan dengan komputer/laptop  sebagai pemberi perintah dan sumber file/dokumen yg akan di hasilkan.

Komputer

Komputer merupakan salah satu mesin pengganda dokumen namu dalam bentuk perangkat lunak atau software, ini terbukti dari adanya sistem 'copy- paste' pada program komputer.

Penggunaan komputer biasanya menggunakan printer dan scanner untuk menghasilkan dokumen dalam bentuk naskah, makalah dll.

Faximile

Faximile merupakan salah satu alat-alat kantor yang banyak digunakan saat ini. Faximile biasanya digunakan sebagai alat komunikasi dan juga dapat digunakan untuk meng-copy dan menggandakan dokumen, berkas yg diperlukan. Penggunaan berkirim dokumen dan menerima dokumen dengan 'faximile' dapat dilakukan dengan dua cara yaitu manual dan otomatis.

Mesin faximile ini umumnya terdiri dari mesin fax dan jaringan telepon, dimana cara cara menggunakannya ialah dengan memasukkan terlebih dahulu dokumen ke mesin fax kemudian menekan nomor telepon tujuan. Dan beberapa saat kemudian dokumen akan sampai di tujuan.

Adapun alat dukung kearsipan lainnya diantaranya adalah sebagai berikut:

Micro Film

Dengan menyimpan data arsip dalam bentuk Microfilm maka akan menghemat tempat, dan arsip akan terjaga kelestariannya.

Infokus/proyektor

LCD Proyektor dalam istilah sehari-hari sering disebut dengan in-focus, yang sebenarnya istilah itu salah karena infocus adalah salah satu merek dagang dari produk lcd proyektor. Digunakan sebagai perangkat keras ( hardwrae ) yang sama fungsinya dengan monitor, jadi termasuk perangkat keluaran ( Input Devive ), memproyeksikan gambar di monitor ke dnding atau layar (screen) sehingga ukurannya menjadi lebih besar.

Proyektor adalah sebuah alat untuk menampilkan gambar di sebuah layar proyeksi atau permukaan serupa. Pengertian lainnya adalah alat optik yang digunakan untuk memproyeksikan gambar pada sebidang layer.

Semakin jauh jarak layar dengan LCD proyektor akan semakin besar gambar yang dihasilkan. Sangat sesuai digunakan untuk presentasi, seminar, pembelajaran di sekolah/kampus, bahkan dapat digunakan nonton bareng pertandingan Persib atau piala dunia, muter film dan sebagainya.

II.C. Fungsi Kearsipan

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

1.      Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2.      Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

BAB III

PENUTUP

III.A. Kesimpulan

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

III.B. Saran

Semakin hari alat dan bahan kearsipan semakin maju, oleh karena itu guna menjadi operator kearsipan yang baik maka kita harus terus belajar mengikuti perkembangan teknologi dan informasi tentang kearsipan.